GED (Gestion Electronique des Documents)

Mise en oeuvre: 

Objectifs

·         Intégrer les fondamentaux, les techniques, les formats, l’utilisation de la
Gestion Electronique des Documents.

·         Assurer le transfert de compétence des travailleurs relevant d’Esats vers les métiers de la GED offrant de réelles perspectives d’évolution et de reconversion professionnelle.

A l’issue de la formation, le stagiaire sera capable de 

·         Le participant aura acquis les connaissances et compétences nécessaires à la mise en œuvre d'un poste dans la GED, en adéquation avec ses compétences et capacités

Prérequis

·         Capacité de lecture et d’écriture

·         Connaissance PC et Windows

Mise en œuvre

·         Intra-établissement en présentiel

·         Inter-établissement en présentiel

Durée

·         6 seances de 6h

Les conditions d’accès

·         Positionnement individuel

·         Utilisation d’un questionnaire de capacités générales et d’un questionnaire des pratiques informatiques

Modalités et délais d’accès 

·         Nous consulter pour la mise en place du calendrier

La démarche pour s’inscrire

·         Inscription 15 jours avant le démarrage de la formation

·         Nous vous répondrons sous 4 jours

Méthodes mobilisées

·         Scanner – vidéoprojecteur – imprimante - outils de PAO

·         Formation/action : apport théorique puis mise en pratique par la réalisation d’exercices

·         Réalisation d’exercices de difficultés progressives

Modalités d’évaluation

·         L’évaluation des acquis des participants sera réalisée sous forme de travaux à la fin de chaque thématique abordée, puis, en fin de parcours, une évaluation reprenant l’ensemble des modules de formation.

 

Le Programme

Phase 1 Approche générale sur les formats de fichiers (3 jours)

Les formats de fichier et leurs utilités: JPEG, PNG, PDF, TIFF, EPS, RTF, TXT…

·         Les formats numériques

·         Le format vectoriel

·         Les fichiers image numérique

·                        La résolution d’entrée

·                        La linéature de sortie

·                        Les modes couleurs : RVB, CMJN, couleurs indexées,

·                        Les palettes couleurs : 16 M, niveaux de gris, bit map, couleurs indexées

Les outils de compression et d’indexation

Acrobat Pro et le format PDF

·                        Comprendre le fonctionnement de ce format devenu universel

·         Méthodologie pour la réalisation de fichiers PDF

·                        Utilisation et paramétrage de l’imprimante virtuelle Adobe PDF

·                        Réalisation de fichiers PDF directement à partir de logiciels (Microsoft Office/Windows, Quark XPress, Adobe InDesign, Illustrator et Photoshop)

·                        Réalisation de fichiers PDF à partir de plusieurs fichiers

·                        Réglages de compression ou non compression des images

·                        Analyse des autres méthodes pour créer des PDF

Éditer des fichiers PDF

·         Interface et Préférences d’Acrobat

·         Modification des pages de documents PDF : insertion, extraction,                                        remplacement et recadrage de pages, utilisation des vignettes

·         Retouche de texte

·         Correction, modification et réintégration d’objets avec Acrobat, avec                                 Illustrator/Photoshop

·         Extraction de textes et d’images d’un fichier PDF

Circuit de validation et de protection

·         Révision du document et indication de corrections à partir de Reader,utilisation des commentaires

·         Protection des documents

·         Comparaison de documents

·         Vérifier et valider les documents PDF

·         La barre d’outils “Impression”

·         L’OCR (Outils de reconnaissance de caractères)

 

Phase 2 Etude d’une demande client et mise en place de l’activité GED (3 jours)

Qu'est-ce que la GED

Les applications de la GED

Comment fonctionne la GED

Les outils et les technologies utilisées dans la chaîne GED

La pratique de la GED (cas concrets)

·         Organisation et manutention des originaux

·         Classer et indexer sa documentation : méthodes

·         Numériser les différents types de documents

·         Reconnaître par lots

·         Reconnaître par pièce

·         Les moteurs de recherche

·         Le partage de l'information